Le règlement intérieur du RC Sète

Règlement intérieur

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Article 1 : Définitions

Les termes suivants s’entendent pour:

  • comité : ensemble des administrateurs qui assurent la gestion du club.
  • administrateur : membre du club assigné à une fonction au sein du comité.
  • membre : toute personne active au sein du club dans lequel il a été admis, à l’exception des membres d’honneur.
  • club : Rotary club de Sète.
  • district: District 1700 du R.I. auquel est rattaché le club
  • R.I. : Rotary international.
  • année rotarienne : période de douze mois qui commence le 1er juillet d’une année calendaire et se termine le 30 juin de l’année calendaire suivante.
  • règlement : dispositions du règlement intérieur du club
  • statuts : statuts du club adoptés selon les termes de la loi de 1901 sur les associations et les dispositions du R.I.

Article 2 : Dénomination, éléments d’ordre administratif et siège du club

La dénomination officielle du club est ”Rotary club de Séte”. Le club est constitué sous la forme d’une association enregistrée le 28 mars 1985 à la préfecture de l’Hérault sous le numéro 11082.
Le club est membre du R.I. et enregistré auprès de cette instance sous le numéro 11053. Le club est rattaché au district 1700.
Le siège du club est situé au Grand Hôtel 17, quai du Maréchal-de-Lattre-de-Tassigny 34200 Sète (tél. : 04 67 74 71 77)
L’URL du site internet du club est: http://rotarysete.ning.com.

Article 3 : Gestion du club

§3-1.  Administrateurs

Le club est géré par un comité composé de 7 (sept) administrateurs à savoir:

  • le président de l’année rotarienne en cours,
  • le président sortant, dit “past-président”, président de l’année rotarienne écoulée,
  • le président élu (celui qui assurera la présidence du club l’année suivante),
  • le vice-président (un ancien président du club choisi et désigné par le président),
  • le secrétaire,
  • le trésorier,
  • le chef du protocole, usuellement dénommé ” le protocole “.

En fonction des besoins, et notamment à l’approche de l’organisation de certaines actions ou événements, le comité peut demander à un ou plusieurs membres du club d’assister de manière occasionnelle à une ou des réunions du comité.

Toute vacance définitive au sein du comité donne lieu, soit à désignation d’un nouvel administrateur, soit est pourvue par un des autres administrateurs en poste.

§3-2.  Mandat.

Le mandat du comité court sur la durée de l’année rotarienne. Le comité se réunit au moins une fois par mois à l’exception des mois de juillet et août. Le comité est convoqué à l’initiative du président. Le président peut, de son propre chef ou à la demande de deux administrateurs, convoquer des réunions supplémentaires qui doivent être annoncées officiellement. Le quorum est constitué par la majorité des administrateurs.

Article 4 : Désignation des administrateurs et des dirigeants

Tous les membres du club sont appelés successivement à en devenir président en fonction de leur ancienneté. Une liste des présidentiables, établie sur ce critère, est soumise aux membres lors d’une réunion statutaire.

En fonction de la capacité du membre en tête de liste à exercer la fonction et de son acceptation d’en assumer la charge, son nom est soumis à l’approbation de l’assemblée générale annuelle suivant la réunion selon les modalités de l’article 8 de ce règlement. Si le membre en tête de liste ne peut ou ne veut pas être retenu, le choix se porte sur le membre suivant de la liste.

Le membre ainsi désigné prend le titre de ” président nommé ” au cours de l’année rotarienne en cours ; si sa désignation est confirmée lors de l’assemblée générale annuelle suivante selon les mêmes modalités de l’article 8, il prend le titre de ” président élu ” et siège au comité. Au cours de cette année rotarienne, le président élu :

  • suit les formations requises à l’exercice de sa mission ;
  • constitue le comité qui sera présenté au club six mois avant le début de l’année rotarienne de sa présidence ;
  • élabore son programme d’actions et budgète les moyens de financements afférant à la réalisation de ces objectifs.

Article 5 : Missions des membres du comité

§5-1.  Président.

Le président préside les réunions du club et du comité, et remplit toute autre mission lui incombant. Il définit avec son comité son plan d’actions pour l’année rotarienne et le fait approuver par les membres du club ainsi que le budget afférant dont il suit l’exécution avec le trésorier et les autres membres du comité.

§5-2.  Président sortant.

Le président sortant (” past président “) est membre du comité et remplit toute mission que le président ou le comité lui confie.

§5-3.  Président élu.

Le président élu est membre du comité et remplit toute autre mission que le président ou le comité lui confie tout en préparant son année de présidence comme défini à l’article 4 du règlement.

§5-4.  Vice-président.

Le vice-président préside les réunions du club et du comité en cas d’absence du président et remplit toute autre mission que lui confie le comité.

§5-5.  Secrétaire.

Le secrétaire tient à jour la liste des membres aussi bien sur l’annuaire du club que sur les bases de données du R.I. et du Rotary francophone. Il rédige le rapport mensuel à l’attention du district ainsi que les rapports semestriels à l’attention du R.I. Il dresse les procès verbaux des réunions du club qu’il met à la disposition des membres. Il remplit les obligations légales afférant aux associations de la loi de 1901 dont relève le club. Il veille au bon approvisionnent du club en insignes, cartes de membre et matériels nécessaires aux intronisations de nouveaux membres. Il remplit toute autre mission que lui confie le comité

§5-6.  Trésorier.

Le trésorier a la responsabilité des fonds du club ; tient la comptabilité du club, fixe en liaison avec le président les conditions d’engagement de dépenses, procède aux règlements des factures validées et encaisse les cotisations des membres du club. Il présente en comité le bilan comptable des actions engagées et fait un point régulier sur la situation financière du club. Il apporte son soutien technique aux responsables de commissions et chefs de projet ou d’action. Il soumet son rapport financier annuel au club. Il remplit toute autre mission lui incombant ; et transmet à son successeur ou au président les comptes et biens du club en sa possession.
Un audit des comptes est réalisé conformément aux dispositions de l’article §11-4.

§5-7.  Chef du protocole.

Le protocole, remplit toute mission lui incombant ou que lui confie le président ou le comité. Il est notamment chargé des contacts avec les établissements d’accueil pour les repas et recense les nombre de participants aux dits repas. Il assiste le secrétaire pour l’établissement des statistiques d’assiduité. Il présente les invités et les visiteurs rotariens assistant aux réunions et veille au placement des invités et personnes extérieures lors des repas statutaires. Il conseille le président en terme de protocole.

Article 6 : Réunions statutaires

§6-1.  Date des réunions

Les membres doivent assister dans la mesure du possible aux réunions statutaires du club qui ont lieu sous forme :

  • d’une séance de travail apéritive les 1ers et 3es jeudis du mois, à 19 heures,
  • d’un repas les 2es et 4es jeudis du mois, à 20 heures (les membres sont tenus d’indiquer au protocole leur présence ou leur absence au plus tard le lundi précédent la réunion pour sa bonne organisation).

Les mois comportant 5 jeudis, le dîner du 5e jeudi est un repas mixte, c’est-à-dire auquel sont conviés les conjoints. Les conjoints pourront également être invités pour des repas à l’initiative du président.
Les membres sont avisés en temps utile, par tout moyen à la convenance du président ou du protocole, de tout changement de date ou de lieu de réunion voire, d’annulation d’une réunion.

§6-2.  Invités

Toute réunion statutaire est ouverte aux personnes extérieures invitées par un membre du club, à charge pour celui-ci d’en informer le protocole.

§6-3. Orde du jour type

Le déroulé des réunions statutaires est dans la mesure du possible le suivant :

  • ouverture de séance par le président
  • présentation des invités par le protocole
  • correspondance et communiqués par le secrétaire
  • rapport des commissions par les différents responsables
  • questions en suspens et questions diverses
  • clôture de la séance

Les réunions statutaires peuvent comporter un exposé ou une conférence.

§6-4.  Assiduité

Sont considérés comme présents à une réunion les membres (à l’exception des membres d’honneur et de tout membre excusé conformément aux statuts du club) ayant assisté à au moins 60 % de la réunion ou ayant compensé leur absence conformément aux dispositions statutaires.

Article 7 : Assemblée générale

§7-1.  Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire (AGO) du club a lieu en principe le premier jeudi de septembre.
Au cours de cette AGO :

  • le président sortant présente le rapport moral et le trésorier le rapport financier de l’année rotarienne écoulée. Les rapports sont soumis au quitus de l’assemblée ;
  • le président présente et fait valider son plan d’actions ainsi que le budget prévisionnel pour son année de présidence ;
  • les dirigeants et administrateurs pour l’année rotarienne suivante sont élus.

Une convocation à laquelle est joint l’ordre du jour est adressée à chaque membre du club au moins 21 jours avant la réunion de l’AGO accompagnée des documents sur lesquels les membres auront à se déterminer.
Le quorum est atteint lorsque 50% des membres sont présents ou représentés. Chaque membre présent ne peut disposer de plus de trois pouvoirs.

§7-2.  Assemblée générale extraordinaire

A l’initiative du président, ou à la demande d’un tiers des membres du club, une assemblée générale extraordinaire (AGE) peut être planifiée, sauf cas d’urgence, sous préavis d’un mois. L’AGE se tient dans les mêmes conditions que l’AGO.

Article 8 : Modes de scrutin

Le vote à bulletin secret est de droit sur tout sujet sur simple requête d’un membre ainsi que pour l’élection des administrateurs du comité. Lorsque le vote à bulletin secret n’est pas requis, les résolutions sont adoptées à main levée.

Article 9 : Plan Leadership du club

Le président et le comité mettent en place un plan de leadership glissant sur trois ans. Ce plan précise les objectifs du club en matière d’effectifs et de participation à la Fondation. Il présente et détaille les projets qui nécessiteront une subvention du district ou une subvention mondiale. Le projet est communiqué au district.

Article 10 : Commissions

§10-1. Objectifs

Les commissions du club sont chargées de mener à bien les actions et projets en respectant les objectifs stratégiques annuels et à long terme du club. Le président élu, le président et le président sortant travaillent ensemble afin d’assurer la continuité et la succession. Dans un souci de cohérence, il est recommandé de nommer les responsables de commission pour des mandats de trois ans.

§10-2. Composition

Tous les membres du club sont invités à participer aux travaux d’au moins une commission en fonction de leur centre d’intérêt.
Les responsables de commission rapportent au club et présentent le bilan de leur action. Pour les actions d’intérêt public ils assurent également l’interface avec la commission ad hoc du district Tout projet d’action nécessite la mise en forme d’un plan d’action contenant les buts de l’action, l’élaboration du programme de réalisation, l’estimation de la couverture financière et les moyens de réaliser le financement.

§10-3. Les commissions permanentes sont les suivantes :

  • Effectifs, formation et éthique

    Cette commission est chargée d’élaborer la stratégie de recrutement et de fidélisation des membres. Elle veille au respect des procédures d’admission des nouveaux membres, décrites à l’article 13 de ce R.I. dans l’intérêt des candidats à l’admission, des parrains du candidat et des membres du club. Elle veille à ce que les nouveaux membres s’imprègnent de la culture rotarienne et les encourage à participer aux journées de formation organisées par le district. Elle est référente, au sein du club, pour ce qui concerne le respect des principes et de l’esprit rotariens.

  • Relations publiques et communication

    Cette commission, placée sous l’autorité du Président, a pour finalité de faire connaître le Rotary, le club et de valoriser leurs images. Elle est notamment chargée:

    1. d’établir et pérenniser les relations avec les élus, les chefs d’entreprise, les décideurs de la ville et les sponsors,
    2. d’informer le public sur le Rotary et de faire connaître les activités et actions du club, par tous les moyens et supports à sa disposition,
    3. de développer des relations de confiance avec les médias, les services de communication de la ville et l’office de tourisme,
    4. de tenir à jour le site officiel du club afin de permettre aux personnes extérieures au club de s’informer sur le Rotary et sur les actions menées par le club,
    5. de concevoir les supports de communication du club.
  • Actions pérennes

    Cette commission coordonne les actions pérennes du club qui sont soit celles recommandées par le Rotary soit celles engagées par le club (voir liste de ces actions en annexe).

  • Action Internationale

    Cette commission est l’interface avec la commission internationale du district. Elle fait le point sur les principaux programmes internationaux du Rotary et informe le club sur l’agenda des rencontres internationales et notamment de la Convention internationale. Elle sert de relais au district pour ce qui concerne le programme “Youth Exchange” et les programmes internationaux d’échange. Le président de la commission internationale veille également au bon accueil des Rotariens étrangers de passage souhaitant assister à une réunion du club.

  • Fondation Rotary et Polio Plus

    Cette commission est chargée de mieux faire connaître la Fondation Rotary dans le club et de l’intérêt qu’elle présente pour les clubs et le financement de leurs grands projets. Elle rapporte au club les principaux événements et messages en provenance de la fondation ou de la commission ad hoc du district et fait régulièrement le point sur l’action Polio Plus. Elle préconise et met en place des actions locales permettant de récolter des fonds au profit de la Fondation.

  • Jeunesse et jeunes Générations

    Cette commission est l’interphase entre le club et un éventuel club Rotaract de Sète. Elle est chargée de faire connaître au sein du club les actions organisées par le district en faveur des jeunes générations et de proposer des actions visant à mieux faire connaître localement le R.I. auprès des jeunes.

  • Commission convivialité

    Cette commission a pour objet d’organiser des moments de convivialité au sein du club ou des sorties et déplacements familiaux. L’objectif est de renforcer les liens d’amitiés entre les membres et de permettre aux familles de mieux se connaître tout en développant les contacts avec les clubs des lieux visités. Il peut s’agir de projets touristiques, culturels, sportifs ou gastronomiques.

  • §10-4. Autres commission

    Des commissions permanentes ou temporaires pourront être constituées en fonction des besoins par le comité ou le président.
    Dans le cadre de son programme, le président détermine l’action qu’il entend mettre en œuvre pendant son année de présidence et les actions périphériques qu’il souhaite développer pour la financer. Il constitue une commission qu’il préside lui-même ou qu’il confie à un responsable de projet.

    §10-5. -Attributions et fonctionnement

    Les attributions de chaque commission sont déterminées par le présent règlement ou par le président ou le comité du club.
    Chaque commission reçoit des objectifs précis et des plans d’actions planifiés. C’est le président qui chaque année les arrête en début de présidence. De manière qu’il puisse assurer une gestion de certains projets dans la continuité, le président élu est partie prenante et participe à l’élaboration des objectifs, plannings et budgets pour les actions pérennes et pour celles dont le calendrier s’étale sur plusieurs années de présidence.
    Chaque responsable est chargé des réunions et des activités, supervise et coordonne le travail, et rend compte des activités de la commission au comité du club.  Sauf mandat spécifique du comité, aucune décision n’est prise par les commissions sans approbation préalable du comité.
    Le président est membre de droit de toutes les commissions.

    Article 11 :Finances

    §11-1. Budget

    Avant le début de chaque exercice, le président et son comité établissent un budget. Ce budget doit indiquer les limites des dépenses à engager pour les différents postes, à moins qu’il n’en soit décidé autrement par le comité. Ce budget comportera deux catégories : fonctionnement du club et actions.

    §11-2.  Trésorerie

    Le trésorier dépose les fonds du club auprès d’une banque désignée par le comité. Les fonds du club sont séparés en deux catégories distinctes : fonctionnement du club et actions du club.

    §11-3.  Factures

    Les factures sont payées par le trésorier ou tout autre responsable habilité. L’habilitation peut être permanente ou temporaire. Les personnes habilitées doivent déposer leur signature à la banque, auprès du gestionnaire de compte. Les factures sont, avant mises en paiement, validées et signées par au moins deux membres du comité du club.

    §11-4.  Audit

    Une vérification des comptes du club est effectuée chaque année par un expert-comptable ou toute autre personne qualifiée, hormis le trésorier.

    §11-5.  Exercice fiscal

    L’exercice fiscal commence le 1er juillet pour finir le 30 juin et, pour ce qui concerne l’encaissement des cotisations des membres, est divisé en deux semestres, l’un du 1er juillet au 31 décembre, l’autre du 1er janvier au 30 juin. Le trésorier est habilité à faire les relances nécessaires au recouvrement des cotisations.

    Article 12 : Cotisation et droit d’admission

    §12-1.  Droit d’admission

    Le montant du droit d’admission est fixé lors de l’AGO. Il peut être nul.

    §12-2.  Cotisation

    Le montant de la cotisation est fixé chaque année par l’AGO. Elle est payable en deux versements semestriels, au 1er juillet et 1er janvier. A la demande d’un membre, et après accord du Comité, il peut être convenu que sa cotisation soit réglée mensuellement par prélèvement automatique ou annuellement.

    §12-3.  Publication rotarienne

    Le montant de l’abonnement à la revue “Le Rotarien” est perçu avec la cotisation du premier semestre auprès des membres qui ne sont pas abonnés à une autre revue officielle du R.I.

    Article 13 : Frais de représentation

    Les conditions de remboursement des frais de déplacement et de représentation des membres du club sont données en annexe du présent règlement. Toute prise en charge de frais doit faire l’objet d’un accord préalable du président ou du trésorier.

    Article 14 : Admission des membres

    §14-1. Membres

    Tout membre du club peut proposer l’entrée dans le club d’une personne ” rotariable ” dont il sera le parrain si la procédure d’admission va à son terme. Il peut s’agir d’une personne extérieure au Rotary comme d’un ancien Rotarien. Le nom du rotariable est soumis au comité qui le transmet à la commission effectif. Sauf dispositions contraires, cette candidature est confidentielle.

    1. Le comité vérifie que le candidat répond aux critères d’éligibilité et de classification des statuts du club. Il examine cette candidature dans les 30 jours de sa réception en liaison avec le président de la commission effectifs. Le comité charge le président de la commission effectifs de procéder à l’information des membres du club de façon à leur permettre de formuler leur avis par écrit au président de la commission.
    2. En cas d’opposition d’un membre, la commission effectifs examine au vu des motifs invoqués la suite à donner à la candidature et formule ses recommandations au comité qui décide soit de retenir la candidature soit de la soumettre au vote d’une A.G.E. Si la candidature est confirmée le rotariable pourra devenir membre. Dans le cas contraire, le parrain est avisé de la décision définitive du club pour qu’il en informe le candidat.
    3. En cas d’opposition de deux membres ou plus, il est mis un terme définitif à la procédure d’admission.
    4. Si cette proposition ne rencontre aucune objection écrite dans les 7 jours de la publication de cette candidature, le rotariable est alors informé par son parrain et/ou le protocole des objectifs du Rotary ainsi que des prérogatives et responsabilités qui découlent de la qualité de Rotarien. Le rotariable est ensuite invité à participer à trois réunions statutaires. Au terme du processus de présentation et dans la mesure où le rotariable confirme sa candidature, le secrétaire informe les membres de la prochaine intronisation d’un nouveau membre. La candidature est alors définitivement approuvée.
    5. En cas de candidature spontanée, la même procédure est adoptée après examen d’un C.V. détaillé du candidat.

    Après l’approbation de la candidature, le président organise la cérémonie d’intronisation du nouveau membre. A cette occasion, celui-ci reçoit un insigne et sa carte de membre ainsi que la documentation rotarienne de base. Les coordonnées du nouveau membre au sont transmises au R.I. et au district. Le nouveau membre s’enregistre sur le site internet du club ainsi que sur les sites du R.I. et du ” Rotarien “.
    Le parrain du nouveau membre veille à la bonne intégration au sein du club du nouveau membre et le comité le fait participer à une action et/ou lui confie certaine mission. Le nouveau membre est invité à suivre les formations organisées par le district.

    §14-2.  Membres d’honneur

    Le comité peut proposer à l’A.G.O. toute personne, membre du club ou non, comme membre d’honneur, conformément aux statuts. Les membres d’honneur n’acquittent pas de droits d’entrée et ne payent pas de cotisation. Ils ne participent pas aux votes et ne peuvent s’opposer à l’admission d’un nouveau membre.

    Article 15 : Charte du Rotarien

    La Charte listant les principales règles et obligations auxquelles doivent s’astreindre les membres du club est annexée au présent règlement.

    Article 16 : Congé d’un membre

    Sur demande écrite adressée au comité ou au président, et pour raison valable et suffisante, un membre peut être dispensé d’assister aux réunions de son club pour une période déterminée. Cette autorisation permet de conserver le statut de membre, la cotisation rotarienne de base restant due. Le membre en congé est considéré comme absent des réunions sauf s’il participe aux réunions statutaires d’un autre club conformément aux statuts.

    Article 17 : Démission

    Tout membre qui souhaite démissionner du club doit formuler sa demande par écrit. Le courrier est remis au président. A réception du courrier le président valide auprès du membre les raisons et motifs du départ. Il informe ensuite le comité au cours de la première réunion suivant la réception du courrier. La démission sera officialisée après que le membre démissionnaire se soit mis à jour des sommes éventuelles restant dues au club. Le membre démissionnaire sera ensuite rayé des listes du RI et du district ainsi que des abonnés à la revue ” Le Rotarien “.

    Article 18 :Transfert

    §18-1.  Sortant

    Tout membre qui, pour des raisons personnelles ou professionnelles, serait appelé à s’installer en dehors de la zone territoriale du club pourra demander à être transférer dans un autre Rotary club. Le membre concerné adressera un courrier en ce sens au président qui prendra contact avec le Rotary club susceptible d’accueillir le membre en demande de transfert. En cas d’accord de principe du club d’accueil, le membre sera invité à lui transmettre une demande officielle écrite à laquelle sera jointe une fiche de présentation.

    §18-2.  Entrant

    Un rotarien s’installant pour des raisons personnelles ou professionnelles dans la zone territoriale du club peut demander son transfert dans le club en suivant la procédure de transfert sortant. Sa candidature sera acceptée sauf si deux membres ou plus s’y opposent pour des motifs jugés valables par la commission effectifs.

    Article 19 : Résolutions

    Aucune résolution ou motion engageant le club d’une façon quelconque ne doit être discutée par le club avant d’avoir été examinée par le comité. De telles résolutions ou motions, si elles sont présentées lors d’une réunion, doivent être transmises au comité sans être discutées.

    Article 20 : Amendements

    Le présent règlement peut être modifié, au cours d’une AGO ou AGE où le quorum est atteint, par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents, à condition toutefois que les membres aient été avisés par écrit du projet en recevant la convocation à l’AG., c’est-à-dire 21 jours avant la date de la réunion. Pour être apportée au présent règlement, une modification ou une addition doit être compatible avec les statuts types du Rotary club et les statuts et règlement intérieur du Rotary International.

    Fait à Sète et approuvé en Assemblée Générale le 17 septembre 2015
    par vote à l’unanimité des membres présents et représentés

    Le past président Le président Le Président élu
    G. Audran P. Rouane C. Estèbe

    Annexes

    Annexe 1

    ACTIONS PERENNES

    Au jour de l’approbation du présent règlement les ” actions pérennes ” du club sont les suivantes:

    • Actions recommandées par le Rotary

    • Mon sang pour les autres

      Cette action s’inscrit dans le cadre des actions dites d’intérêt public du Rotary. Il s’agit pour le club d’organiser, avec l’appui technique et médical de l’Etablissement Français du Sang (EFS) et sous l’égide du Rotary, des collectes de sang dans la ville.

    • Espoir en tête

      Espoir en tête est une action nationale, s’inscrivant dans le cadre des actions d’intérêt public du Rotary, organisée pour soutenir la recherche sur les maladies du cerveau. Il s’agit d’organiser au niveau local les actions mises en place dans le cadre de ce programme et de créer des animations locales pour favoriser la collecte de fonds.

    • Actions engagées par le club

    • Collecte en faveur de la Banque alimentaire

      Il s’agit d’organiser au profit de la Banque alimentaire, à une date fixée au niveau national et en coordination avec les autres clubs services, les associations caritatives locales et les services de l’action sociale de la ville, la collecte de denrées alimentaires et produits d’hygiènes.

    • Simulation d’entretiens d’embauches

      Cette action s’inscrit dans le cadre des actions dites professionnelles que développent le Rotary. A ce titre le club organise, dans des établissements scolaires du second degré de la ville, des simulations d’entretiens d’embauche destinés à aider les jeunes appelés à entrer dans la vie active.

    • Soutien à l’association de sauvegarde le l’abbaye St-Félix-de-Montceau

      Cette action a pour but de soutenir financièrement l’action de l’association qui se consacre à la sauvegarde de l’abbaye bénédictine construite au XIIe siècle dans le massif de la Gardiole au-dessus de la commune de Gigean.

    • Organisation du salon auto-moto-vélo

      Il s’agit d’organiser un salon auto-moto-vélo afin de financer l’action principale du club

    Annexe 2

    CHARTE DU ROTARIEN

    (adoptée par l’A.G.O. du 4 septembre 2014)

    1. Etre présent le plus souvent possible au rendez-vous statutaire (taux d’assiduité minimum souhaité : 50%).
    2. Aviser le protocole en cas d’impossibilité de participer à une réunion ou rencontre ou un repas.
    3. Porter son insigne lors des réunions rotariennes (club, extérieur).
    4. Favoriser au sein du club, convivialité et amitié. Aider les nouveaux membres à s’intégrer dans le club.
    5. Assister à la passation de pouvoirs et aux soirées d’intronisation de membres.
    6. Etre présent lors de la visite annuelle du gouverneur au club.
    7. S’impliquer en fonction de sa disponibilité dans la vie du club (commissions, projets, actions, sorties, secrétariat, trésorerie, protocole, etc).
    8. Assurer au moins une fois la présidence du club.
    9. Aider les présidents des commissions et pilotes d’actions.
    10. S’efforcer à participer aux opérations organisées par le club et aux rencontres avec les clubs contacts.
    11. Payer sa cotisation.
    12. Entretenir ses connaissances sur le Rotary.
    13. Participer périodiquement aux réunions de district.
    14. Porter les valeurs du Rotary à l’extérieur du club.
    15. Etre ambassadeur du Rotary et favoriser l’entrée de nouveaux membres dans le club.
    16. Etre pour le moins parrain d’un nouveau membre.
    17. Etre rotarien dans sa vie de tous les jours en agissant par référence aux valeurs rotariennes que sont l’équité, la tolérance, le respect de l’autre.
    18. Etre fier de porter son insigne en dehors du club.

    Annexe 3

    Fonctionnement du club

    Conditions de prise en charge par le club des frais de représentation

    (adoptées lors de l’A.G.O. du 4 septembre 2014)

    Préambule

    Afin de favoriser la participation des membres du club aux réunions organisées par les instances du Rotary il est institué une prise en charge forfaitaire par le club des frais de déplacement supportés par le membre.

    Participation à une réunion dans le périmètre du District

    Niveau de la prise en charge

    La prise en charge est forfaitaire. Elle peut couvrir les frais de déplacement par train ou par voiture. Pour les déplacements en voiture, le covoiturage devra être favorisé : 4 membres par voiture. La prise en charge d’un déplacement dans un même lieu de plusieurs voitures devra donner lieu à accord préalable du président ou trésorier.

    Réunions organisées par le District ou réunion des Présidents de clubs:

    Il faut entendre par réunions organisées par le district : conférence de district, Assemblée générale, journée de formation, réunion ACCRODIC et réunion Fondation. Par réunion des présidents il faut entendre, réunion périodique des présidents organisée par l’AdG ou par le Gouverneur.
    Au titre de ces réunions le club remboursera les frais supportés sur les bases suivantes :

    • Transport (pour le propriétaire du véhicule) :

      par kilomètre parcouru : 0,20 €, quelle que soit la puissance du véhicule,
      le montant des péages supportés, sur présentation des justificatifs de passage.

    • Repas :

      Forfait par repas : 20 €, 1 repas maximum (pour les journées de formation, forfait non payé si le repas est offert par le District).

    • Hébergement (dans le seul cas où l’hébergement est strictement nécessaire) :

      Forfait : 50 €, 1 nuit maximum.

    Réunion dans un club voisin, à la demande du comité, pour représenter le club :
    • par kilomètre parcouru : 0,20 €, quelle que soit la puissance du véhicule ;
    • des frais de péage supportés, sur présentations des justificatifs de passage ;
    • repas : remboursement dans la limite du montant du repas compris dans la cotisation (29 €) et dans la mesure où le membre a payé son repas dans le club visité.

    Participation à une réunion dans un Rotary club, lors d’un déplacement pour motif professionnel ou personnel

    Niveau de la prise en charge
    • Repas : remboursement dans la limite du montant du repas compris dans la cotisation (29 €) et dans la mesure où le membre a payé son repas dans le club visité. Le membre devra fournir un justificatif de présence.
    • Pas de remboursement de frais de transport ni de frais d’hébergement.

    Participation à la Convention internationale

    Le club versera aux membres inscrits à la Conférence internationale qui en feront la demande une participation forfaitaire aux frais d’inscription d’un montant de 150 €.

    Traitement des demandes de remboursement

    La prise en charge des frais n’est pas automatique, il appartient au membre souhaitant faire valoir une demande de remboursement de frais de déplacement d’obtenir un accord préalable du président ou du trésorier. Le membre fait l’avance des frais et en demande, à son retour, le remboursement forfaitaire en utilisant le document figurant en annexe et en joignant les justificatifs de ses dépenses. Le trésorier valide la demande, fait contresigner le Président et met en paiement la somme à rembourser.

    Fait à Sète le 4 septembre 2014
    Le Président, Le Trésorier